La restitution est une étape incontournable pour une société ayant souscrit un contrat de location longue durée dans le cadre d’une démarche de maîtrise des coûts de la flotte automobile.
Découvrez tout ce qu’il faut savoir avant de rendre votre véhicule. Votre entreprise utilise plusieurs véhicules en LLD dans le cadre de son activité ? A l’issue de votre contrat, vous devrez procéder à la restitution de ces véhicules. Voici les règles de restitution d’une voiture en location longue durée.
Quels sont les enjeux de la restitution d’une LLD auto d’entreprise ?
La restitution est une étape de fin de contrat qui ne doit pas être négligée car elle marque l’arrêt de la facturation à votre entreprise. Elle permet également de statuer sur l’état réel des voitures restituées (kilométrage, état général) et atteste de la date de transfert de leur garde juridique.
Pour préparer au mieux cette étape, il convient de veiller à :
- Effectuer les éventuelles mises aux normes si le ou les véhicules sont endommagés afin d’éviter d’avoir à régler des frais de remise en état ;
- Restituer le véhicule au lieu et à la date fixés par la société chargée de réaliser l’inspection contradictoire ;
- Remettre le jour de la restitution le double des clés et les documents relatifs au véhicule pour éviter l’application de frais supplémentaires.
Location longue durée : quelles sont les étapes de restitution d’un véhicule ?
1 – Avant la restitution
Trois mois avant la fin du contrat de LLD, le loueur prendra contact avec votre entreprise pour préparer la restitution du véhicule et éventuellement prévoir un renouvellement.
Un mois avant la restitution, votre société recevra un courrier rappelant les informations concernant le véhicule et les coordonnées du prestataire à contacter pour mener à bien l’opération. En attendant, il est conseillé de vérifier l’état standard de la voiture et de s’assurer qu’elle est à jour pour les opérations d’entretien préconisées par le constructeur.
2 – Pendant la restitution
La restitution peut avoir lieu chez votre distributeur ou un autre distributeur de la marque du véhicule. A la date prévue, vous devrez, conjointement avec le distributeur et l’inspecteur signer le PV de restitution définitive puis remettre les clés et documents nécessaires à ce dernier (certificat d’immatriculation original, carnet d’entretien, carte de services, carte carburant, certificat de contrôle technique).
L’expertise contradictoire présente plusieurs avantages pour l’entreprise puisqu’elle lui évite toute réclamation ou litige ultérieur. De plus, votre société pourra bénéficier d’une inspection rapide évitant les contraintes de planning.
3 – Après la restitution
Après avoir évalué l’état de votre voiture en votre présence, l’inspecteur transmettra au distributeur le procès-verbal signé, les documents du véhicule et les résultats de l’inspection.
De manière générale, il est conseillé de prendre le temps de lire le procès-verbal de restitution. Si celui-ci mentionne des dégâts, il faut s’assurer que leur description soit la plus précise possible. A défaut, il pourra être difficile de contester la facture par la suite. Pour rappel, les conclusions de l’inspecteur peuvent être contestées sous 8 jours.